Hoe de serieproductie van werkkleding verloopt
Of je nu 100 stuks bestelt of enkele duizenden, de serieproductie van uniformen doorloopt altijd dezelfde zes fasen: aanvraag, offerte, sample, productie, kwaliteitscontrole en verpakking, levering. Elke fase bestaat om een specifiek probleem op te vangen voordat het naar de volgende doorschuift. Een afgeraffelde samplefase komt terug als een fout in de productie; een vaag tech pack komt terug als een sample dat je niet goedkeurt. Dit hoofdstuk beschrijft wat er in elke fase gebeurt en waar de inkoper per fase voor staat.
1. Aanvraag
Het proces begint met een omschrijving van de behoefte: type kledingstuk, globaal aantal, eventuele voorkeuren voor branding of stof die al vastliggen. Een kant-en-klaar tech pack heb je in deze fase niet nodig. Een heldere geschreven omschrijving met referentiebeelden volstaat voor een eerste calculatie.
2. Offerte
Op basis van de aanvraag geeft de fabrikant prijs, minimale afname en een geschatte levertijd. De prijs is in deze fase vaak indicatief in plaats van definitief, omdat de stofkosten, de aanbrengmethode van het logo en de werkelijke complexiteit van het stuk het totaal beïnvloeden, dat doorgaans pas met het definitieve tech pack vastligt.
3. Sample
Zodra aantallen en tech pack zijn afgesproken, begint het samplen. Hier wordt een geschreven tech pack voor het eerst een fysiek kledingstuk, en juist het belang hiervan onderschatten inkopers het vaakst. De geverifieerde sampletijd bij TB Uniform is 5 tot 7 werkdagen vanaf het goedgekeurde tech pack. Reken bij de meeste orders op minstens één correctieronde: dat is normaal.
4. Productie
Na goedkeuring van het sample loopt de productie strikt volgens het goedgekeurde tech pack en de goedgekeurde materialen, niet volgens een nieuwe uitleg van de oorspronkelijke aanvraag. De geverifieerde standaard productietijd bij TB Uniform is 2 tot 4 weken na goedkeuring van het sample, met een maandcapaciteit tot 50.000 stuks via het gecoördineerde productie. Grote orders of meerdere modellen tegelijk kunnen de totale levertijd beïnvloeden, iets om al bij de offerte te verhelderen.
5. Kwaliteitscontrole en verpakking
Vóór het verpakken doorlopen de afgewerkte stukken een controle tegen hetzelfde goedgekeurde tech pack en sample, tijdens de productie en niet pas aan het eind. Het geverifieerde proces van TB Uniform steunt op centrale kwaliteitscontrole over het eigen productie, in plaats van de controle aan elke productielocatie apart over te laten. Verpakkingseisen, van individuele verpakking tot doosetikettering per programma en distributieklare verpakking, worden doorgaans samen met het tech pack vastgelegd.
6. Levering
De laatste fase omvat exportdocumenten, verzendwijze, Incoterms en levering op de afgesproken plaats. Bij internationale orders spreek je de Incoterms schriftelijk af vóór de start van de productie, niet pas als de goederen klaarstaan voor verzending.
Wie levert wat per fase
| Fase | Wat de fabrikant doorgaans regelt | Wat de inkoper moet leveren |
|---|---|---|
| Aanvraag | Eerste schatting prijs en MOQ | Omschrijving stuk, globaal aantal, beelden |
| Offerte | Formele offerte met levertijd | Bevestiging aantallen, eventueel budget |
| Sample | Maken van het fysieke sample | Helder tech pack, concrete feedback bij correctie |
| Productie | Productie volgens goedgekeurd tech pack | Definitieve goedkeuring vóór start |
| Controle en verpakking | Controle en verpakking volgens specificatie | Verpakkingseisen vooraf opgegeven |
| Levering | Exportdocumenten en verzending | Afgesproken Incoterms en bestemming |
Veelgestelde vragen
Hoe lang duurt het hele proces van aanvraag tot levering? Reken op 5 tot 7 werkdagen voor het sample na goedkeuring van het tech pack en 2 tot 4 weken voor de standaardproductie na goedkeuring van het sample. De totale levertijd hangt sterk af van hoe snel het tech pack vastligt en hoeveel correctierondes nodig zijn, want die stappen gaan vooraf aan de aftelling van de productietijd.
Kun je de sample- en productiefase overlappen om tijd te winnen? Voor hetzelfde stuk niet. De productie start vanuit het goedgekeurde sample, dus vooruitlopen riskeert productie op een nog niet bevestigd tech pack. Bij orders met meerdere modellen samplen sommige fabrikanten het ene model terwijl het tech pack van het andere wordt afgerond.
Wat als ik het tech pack moet wijzigen na de start van het sample? Elke wijziging in stof, kleur, verwerking of maten na een sampleronde vraagt doorgaans minstens één ronde extra, omdat de wijziging op een fysiek sample bevestigd moet worden vóór de serie.
Verloopt een nabestelling anders dan een eerste order? Ja. Blijven het goedgekeurde tech pack, de stof en de kleur ongewijzigd, dan kan een nabestelling het grootste deel van de samplefase overslaan, omdat die beslissingen bij de eerste order al bevestigd zijn.
---
Vorige: Inkoopgids · Volgende in deze gids: Een tech pack opstellen.